收件箱又來了一個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)。
這個(gè)會(huì)議將占據(jù)你日程表中為數(shù)不多的一個(gè)空檔，這個(gè)會(huì)議將與你其他的工作安排相沖突……不管什么原因，你都必須學(xué)會(huì)對(duì)那些“可以開可以不開的會(huì)”說不。
你的第一個(gè)挑戰(zhàn)，就是要決定拒絕參加哪些會(huì)議。必要的原則，將會(huì)帶來長遠(yuǎn)的益處。因此，你需要建立一套標(biāo)準(zhǔn)來決定參加還是拒絕會(huì)議，同時(shí)還要始終堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)。
1. 首先，你要評(píng)估會(huì)議的價(jià)值。
這次會(huì)議是否關(guān)于某些重要、緊急或有價(jià)值的事項(xiàng)？是否有明確的目的和清晰的議程？是否提前提供了相關(guān)背景資料？相關(guān)人員是否都已經(jīng)被邀請(qǐng)，從而可以保證會(huì)議取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展？  
如果會(huì)議邀請(qǐng)中沒有明確指出此次會(huì)議的價(jià)值，那么你在決定是否參會(huì)之前，不妨先以一些開放式的問題回應(yīng)：  
“可否提供關(guān)于會(huì)議議程的其它信息？”  
“在這個(gè)問題上，我們正處于決策過程的哪個(gè)階段？”  
“我應(yīng)該如何為這次討論做準(zhǔn)備？”  
2. 如果這次會(huì)議明顯具有價(jià)值的話，那么你的下一個(gè)問題，就是你是否是參加會(huì)議的正確人選。
會(huì)議議題是否在你的職責(zé)范圍之內(nèi)？你是否具備推動(dòng)此次會(huì)議討論的相關(guān)專業(yè)知識(shí)？對(duì)于這次會(huì)議所要做的決定，你是否資歷太高或是資歷不足？  
如果你質(zhì)疑自己被邀請(qǐng)的原因，那么就要與會(huì)議組織者溝通，然后再做出回應(yīng)：  
“你希望我如何推進(jìn)此次會(huì)議？”  
“我的部門還有誰會(huì)參加？”  
“我是代表哪一方參加會(huì)議？”  
3. 最后，如果你確信這次會(huì)議具有價(jià)值，而你又能夠有所貢獻(xiàn)，那么就要決定這次會(huì)議是否屬于你的優(yōu)先項(xiàng)。
會(huì)議的議題對(duì)你的職責(zé)來說有多重要？與其他緊急事項(xiàng)相比，它處于何種位置？會(huì)議非得由你參加嗎，有沒有人能夠代替你？  
如果一個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)不能符合以上三則標(biāo)準(zhǔn)中的任何一則，那么你就直接拒絕吧。  
不過，在拒絕方式上，千萬要謹(jǐn)慎行事。即使你不能參加會(huì)議，也要讓會(huì)議組織者感受到你的團(tuán)隊(duì)精神，明白你盡了最大努力配合。以下有幾個(gè)選擇可以參考：  
— 我能阻止這次會(huì)議嗎？  
如果你真的認(rèn)為這次會(huì)議沒有意義，違反了會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)中的第一條，那么你最好花些時(shí)間與組織者交流你的顧慮。會(huì)議邀請(qǐng)人可能會(huì)反駁你的想法，但更大的可能是，你的行為帶來了兩種正向結(jié)果：會(huì)議要么得到了更好的定位，要么被取消了。  
你可以試試以下做法：  
“會(huì)議內(nèi)容很有意思。但是根據(jù)今年的工作安排，目前我們還不能高效優(yōu)質(zhì)地討論這個(gè)議題。你看可不可以這樣，咱們先將這次會(huì)議延后，等工作團(tuán)隊(duì)取得多一些進(jìn)展，咱們?cè)僮聛硪黄鹩懻摚?rdquo;  
“我很期待對(duì)這個(gè)問題進(jìn)行討論，但是根據(jù)會(huì)議邀請(qǐng)的郵件，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)并不會(huì)參與此次會(huì)議。我想沒有他們的參與，咱們無法做出任何決定。”  
“這次開會(huì)的主要目的好像是為了告知信息。要是這樣的話，能否把信息概要直接發(fā)給大家而不必召開會(huì)議？”  
— 我能推薦另一個(gè)人參加嗎？  
如果這次會(huì)議真的很重要，但由于你并不是參會(huì)的正確人選，從而違反了會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)的第二條，那么你可以試著推薦另一個(gè)人。記得要花些心思找出正確人選，這樣才不會(huì)讓你看起來是在推卸責(zé)任。  
你可以試著提出以下建議：  
“你邀請(qǐng)我參與討論，我真的很榮幸，但是我確實(shí)不是討論這一議題的合適人選。我想了一下，覺得 Pat 在這方面會(huì)更資深一些，也許你應(yīng)該邀請(qǐng)他而不是我？”  
“這是一項(xiàng)決策會(huì)議，我們團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該由我們的經(jīng)理來代表。”  
“謝謝你邀請(qǐng)我參加會(huì)議，但我確實(shí)已經(jīng)有了其他工作安排，如果可以的話，我想請(qǐng)Jose 代表我參加。”  
— 我能提前分享觀點(diǎn)嗎？  
如果這次會(huì)議違反了第三條標(biāo)準(zhǔn)（這次會(huì)議很重要，而且你也能夠帶來獨(dú)特價(jià)值，但就是與你的日程和優(yōu)先事項(xiàng)相沖突），那么你就有了預(yù)先作出貢獻(xiàn)的機(jī)會(huì)。你可以花點(diǎn)時(shí)間做些準(zhǔn)備，然后向主要領(lǐng)導(dǎo)或者其他合適的參會(huì)者分享你的看法與建議，這樣一來就會(huì)比參加整場會(huì)議更有效率。  
你可以對(duì)會(huì)議組織者如此回應(yīng)：  
“這次會(huì)議很重要。雖然我不能參加，但是我會(huì)提前分享我的想法，到時(shí)候開會(huì)時(shí)也能有所參考。”  
“我很抱歉不能參加會(huì)議，不過我可以提前準(zhǔn)備，可否在會(huì)議上代我分享觀點(diǎn)？”  
— 我能只參加部分會(huì)議嗎？  
如果只是部分會(huì)議議程符合三項(xiàng)會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，其他議程都有所違背，那么你就可以選擇只參加部分會(huì)議。  
你可以選擇以下說法回應(yīng)：  
“謝謝你的邀請(qǐng)，參與品牌重塑的討論對(duì)我來說很重要。但是由于確實(shí)有其他事情急著處理，所以等這個(gè)議程結(jié)束后，我就要失陪了。”  
“我們能不能將品牌重塑的討論挪到會(huì)議議程的第一項(xiàng)？我不能參加整個(gè)會(huì)議，但是很想對(duì)品牌重塑的討論有所貢獻(xiàn)。”  
總之，不管你做出什么選擇，你都是在做三件事：  
第一，向?qū)Ψ奖砻髂愫苷湟曌约旱臅r(shí)間；  
第二，告知對(duì)方不能參會(huì)的具體原因，從而獲得諒解；  
第三，嘗試滿足對(duì)方的需求，盡管你采用的方式和他們的預(yù)期方式有所不同。  
剛開始，你可能會(huì)對(duì)拒絕開會(huì)非常不習(xí)慣，不過那些一周開會(huì)35個(gè)小時(shí)、忙得焦頭爛額的人，一定能夠立即體會(huì)到其中的價(jià)值。  
不過需要提醒的是，當(dāng)別人拒絕你的會(huì)議邀請(qǐng)的時(shí)候，千萬別忘了表現(xiàn)出同樣的禮貌。（歐明謂 |譯  馬雪梅 |校）  
麗恩·戴維（Liane Davey）是 3COze Inc.  的聯(lián)合創(chuàng)始人。  
來源：哈佛商業(yè)評(píng)論 作者：作者：麗恩·戴維（Liane Davey）